As demonstrações financeiras podem optar por seguir dois conjuntos diferentes de regras. O primeiro, o regime de competência , já foi discutido anteriormente. Essas regras são definidas pelos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) e pelas Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS), são obrigatórias para empresas de capital aberto e são utilizadas principalmente por empresas de maior porte.

O segundo conjunto de regras segue o método contábil de caixa . Em vez de registrar uma transação quando ela ocorre, o método de caixa estipula que uma transação deve ser registrada somente quando houver troca de dinheiro.

diferença entre fusão e aquisição de empresas​

Devido à sua simplicidade contábil, o método de caixa é frequentemente utilizado por pequenas empresas ou entidades que não são obrigadas a utilizar o método de contabilidade por competência.

Imagine que uma empresa compra US$ 1.000 em mercadorias a crédito. O pagamento vence em 30 dias.

Pelo regime de competência, um lançamento contábil é registrado no momento em que o pedido é feito. Esse lançamento registra um débito em estoque (ativo) no valor de $1.000 e um crédito em contas a pagar (passivo) no mesmo valor. Após 30 dias, quando o estoque é efetivamente pago, a empresa registra um segundo lançamento contábil: um débito em contas a pagar (passivo) no valor de $1.000 e um crédito em caixa (ativo) no mesmo valor.

Pelo regime de caixa, um lançamento contábil só é registrado quando o dinheiro é trocado por mercadorias. Não há lançamento quando o pedido é feito; em vez disso, a empresa registra apenas um lançamento contábil no momento em que as mercadorias são pagas. O lançamento é um débito em estoque (ativo) de $ 1.000 e um crédito em caixa (ativo) de $ 1.000.

A diferença entre esses dois métodos contábeis reside no tratamento dos regimes de competência. Naturalmente, no regime de competência, os regimes de competência são obrigatórios. No regime de caixa, os regimes de competência não são obrigatórios e não são registrados.